Datenschutzerklärung - Stand 10.2026

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

VorgangFix ist ein Angebot von:
Hakan Yildirim
Schloßstraße 16
72379 Hechingen

E-Mail: vorgangfix@icloud.com

2. Übersicht der Datenverarbeitungen und Rechtsgrundlagen

a) Server-Logfiles (Passiver Websitebesuch): Beim Aufrufen unserer Website werden durch den Server automatisch Informationen erhoben (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Datum/Uhrzeit). Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung der Stabilität und Sicherheit der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

b) KI-Dokumenten-Upload (Textextraktion): Wenn Sie Dokumente hochladen, um Daten automatisch auszulesen, verarbeiten wir diese rein temporär. Das hochgeladene Originaldokument wird unmittelbar nach der erfolgreichen Extraktion unwiderruflich gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

c) Auftragsabwicklung: Zur Erstellung und Übermittlung der gewählten Dokumente verarbeiten wir Ihre Formulareingaben (Name, Anschrift, Vertragsdaten, Empfängerdaten) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

3. Einbindung von Dienstleistern und Drittlandstransfers

Zur Erbringung unserer Leistungen nutzen wir ausgewählte Dienstleister. Bei Anbietern mit Sitz außerhalb der Europäischen Union (insbesondere in den USA) stellen wir das datenschutzrechtliche Schutzniveau durch die Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) bzw. durch den Abschluss von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) sicher:

• Supabase (Infrastruktur & Datenbank): Speicherung von Bestelldaten und generierten PDFs (EU-Serverstandort, DPF/SCCs).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Zahlungsabwicklung): Übermittlung von Zahlungs- und E-Mail-Daten zur Abwicklung (DPF/SCCs).
• Simple-Fax / Sipgate (Fax-Versand): Maschinelle Übermittlung der Dokumente per Telefax (Deutschland).
• LetterXpress (Postversand): Druck, Kuvertierung und Einlieferung von Briefen bei der Deutschen Post (Deutschland).
• Apple iCloud SMTP (E-Mail-Versand): Versand von Auftragsbestätigungen und Belegen.

4. Cookies und Web-Technologien

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. LocalStorage-Einträge ein, die erforderlich sind, um die Session-Steuerung und den Bestellvorgang abzuwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Es werden keine Marketing- oder Tracking-Cookies Dritter ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung verwendet.

5. Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM)

Wir setzen moderne Sicherheitsstandards wie eine durchgehende Transportverschlüsselung (SSL/TLS), streng getrennte Datenbank-Zugriffsrechte sowie automatisierte Löschroutinen für Uploads ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und Verlust zu schützen.

6. Speicherdauer

Rechnungsrelevante Auftragsdaten werden gemäß den steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO) für 10 Jahre gespeichert. Allgemeine Vertragsdaten und Inhaltsdateien werden nach Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen (3 Jahre nach Jahresende) gelöscht.

7. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Keine automatisierte Entscheidungsfindung: Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling gemäß Art. 22 DSGVO durch.

8. Zuständige Aufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die für unseren Geschäftssitz zuständige Behörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Website: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

9. Altersbeschränkung und Aktualisierung

Unser Angebot richtet sich ausschließlich an Personen, die das 18. Lebensjahr vollendet haben.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht.